Kassensysteme sind ein Dauerthema für jeden Kioskbetreiber. Nicht nur geht es dabei um Vorschriften, die seitens der Steuerbehörden immer umfangreicher werden, sondern auch um Übersicht und Effizienz in Ihrem Geschäft. Wir geben Ihnen hier einen Überblick, was ein modernes Kassensystem beinhaltet und welche Alternativen es gibt.

Moderne Kassensysteme bestehen auch heutzutage immer aus einer Grundeinheit, in der die Datenverarbeitung stattfindet. Dies kann auch ein PC oder Laptop sein, mittlerweile aber auch ein Tablet oder auch nur ein Smartphone. Oder aber es gibt eine separate, eigenständige Kasseneinheit. Klar ist, dass Sie mit einem PC oder einem Tablet auch noch andere Einsatzmöglichkeiten als nur das Kassensystem haben. Das kann Vor- und Nachteile haben.

Daneben brauchen Sie auf jeden Fall eine Möglichkeit zur Datenerfassung. Bei PC und Co. wird dies natürlich über die Tastatur oder den Touchscreen mitgeliefert, bei anderen Kassen bringt die Kasseneinheit entsprechende Eingabegeräte mit. Damit können Sie eingeben und berechnen, Ihre Kunden und das Finanzamt wollen aber evtl. auch einen Bon. Dafür braucht man einen Bon-Drucker, auch Belegdrucker genannt.

Zusätzliche Optionen sind dann noch

• Barcodescanner, die das Eingeben von Waren vereinfachen (wenn man sie denn in der zugehörigen Warenwirtschaft gepflegt hat)
• Kartenlesegeräte für Kreditkarten oder Kundenkarten
• Kundendisplays, um den Komfort für die Kunden zu erhöhen.

Moderne Kassensysteme sind weitgehend optimiert

Die modernen Kassensysteme sind alle weitgehend für ihren jeweiligen Einsatz optimiert. Geringer Stromverbrauch, wenig Lärmbelastung, kaum Wärmeentwicklung sind Eigenschaften, die auf nahezu alle Systeme zutreffen.

Eine ungeahnte Quelle gesundheitlicher Probleme kann in den Thermorollen liegen. Diese enthalten in manchen Fällen Bisphenol a, einen Stoff, der dem Papier grundsätzlich gute Eigenschaften gibt. Der Körper nimmt diesen Stoff jedoch über Berührungen auf. Zwar wird er nicht als gesundheitsgefährdend eingestuft – sonst dürfte man ihn nicht mehr verwenden – aber nicht alle Experten sind der Meinung, dass er komplett unschädlich ist. Bei den Thermorollen für den Belegdrucker könnte man also Rollen ohne Bisphenol a kaufen.

Welche Arten von Kassensystemen unterscheidet man?

Im Wesentlichen gibt es drei Typen, die man bei Kassensystemen unterscheiden sollte

• Barkassen
• Elektronische Registrierkassen
• PC-Kassen
• POS-Systeme

Eine Barkasse ist eine einfache Box zum Geld hinein tun. Auch diese sind nicht erlaubt, aber natürlich nicht optimal geeignet.

Elektronische Registrierkassen sind einfache Kassen mit ein paar belegbaren Tasten, die aber ansonsten über die Eingabe des Preises funktionieren. Sie haben in der Regel keine Schnittstellen zu anderen Systemen, sind also in ihrem Einsatzzweck begrenzt. Dafür gibt es diese Modelle sehr günstig zu kaufen.

PC-Kassen basieren auf PCs oder ähnlichen Geräten (Laptop, Tablet, Smartphone) und nutzen damit eine neutrale Hardware für die Zwecke einer Kasse.

POS-Systeme sind genau auf den Einsatzzweck des Kassierens und Dokumentierens abgestimmt. Sie sind zudem auch auf die speziellen Bedürfnisse spezieller Branchen zugeschnitten.

Die Preise für diese Systeme steigen entsprechend dieser Auflistung hier an; gleichzeitig steigen aber auch die Einsatzmöglichkeiten und der Bedienkomfort an.

Die Kosten eines Kassensystems hängen von der Art des Kassensystems und dem gewählten Umfang ab. Wie viele andere Dinge auch werden Kassensysteme heutzutage als Module angeboten. Je mehr man will, umso mehr muss man zahlen. Dabei ist es egal, ob man direkt kauft (und dann evtl. nur noch einen Wartungsvertrag zubucht) oder ob man mietet oder least.

Kassensysteme und Warenwirtschaft: Nur gemeinsam sind sie gut

Ein Kassensystem rechnet Zahlungsdaten ab. Das ist wichtig, damit am Ende des Tages die Kasse „stimmt“, sich also der Bestand an Bargeld um Einnahmen abzüglich Ausgaben vergrößert. Richtig anfangen können Sie als Kioskbetreiber damit aber nicht. Für Sie ist wichtig, was Sie verkaufen, wieviel davon, wann Sie dies verkaufen und in welchen Bundles (also welches Produkt mit welchem anderen Produkt).

Diese Informationen bekommen Sie nur, wenn Sie Ihre Artikeldaten pflegen und mit der Kasse verbinden. Die Einpflege der Artikeldaten ist dabei nicht einfach. Zumindest ist klar, dass die allermeisten Artikel über einen EAN-Code verfügen. Das ist der Strichcode auf der Ware. Dieser ist eindeutig und kann mittels Scanner ausgelesen werden. Im schlechtesten Fall müssen Sie zu jedem Code die Artikelbezeichnung selbst anlegen: Was ist es, welche Menge (wenn es verschiedene Mengen gibt), welche sonstigen Merkmale (Farben, Sorten, etc.). Im besten Fall stellt Ihnen Ihr Lieferant diese Daten zur Verfügung, was aber regelmäßig nicht der Fall ist.

Kurzum: Sie müssen, um eine Kasse wirklich sinnvoll nutzen zu können, Ihre Artikeldaten sauber einpflegen. Wenn Sie ca. 1.000 Artikel führen, müssen Sie 1.000 Artikel anlegen und dabei auch auf Änderungen achten. Das ist Arbeit, die evtl. aber auch Dienstleister übernehmen können. Aber: Ohne diese Investition rechnen Sie nur Ihren Bargeldfluss ab, ohne aber die Stärken der Kassensysteme wirklich ausspielen zu können!

Eine Übersicht zu den Funktionen von Kassensystemen

Kassensysteme können heutzutage eine Menge. Am Anfang stehen oft die Vorschriften für das Finanzamt: Die Kassendaten müssen positionsweise elektronisch gespeichert werden und müssen jederzeit bis 10 Jahre nach Anfall abrufbar und auswertbar sein. Vorgänge wie Stornos oder gar Manipulationen müssen entweder unmöglich sein oder lückenlos vom System dokumentiert werden. Die Ausgabe von Belegen ist bisher nicht zwingend, wird es aber in Zukunft. Wenn aber ein Kunde einen Beleg will, müssen Sie diesen natürlich dennoch liefern können.

Die meisten anderen Funktionen ergeben sich im Zusammenspiel mit der Warenwirtschaft oder einer Kundendatei, die über die Kasse gepflegt wird:

• Lagerbestand: Wenn Sie Artikeldaten und Bestände richtig eingepflegt haben, können Sie Ihren Lagerbestand und Nachbestellnotwendigkeiten schnell erkennen. Sie können auch Schwund leicht erkennen.
• Schnelldreher: Sie erkennen schnell und auf einen Blick, welche Artikel Sie sehr viel verkaufen und welche Sie gar nicht oder sehr selten verkaufen. So können Sie Ihr Sortiment leicht optimieren und Ihre Beschaffungsverhalten anpassen.
• Bonanalysen: Sie erkennen einfach, welche Produkte mit welchen anderen Produkten gekauft werden. Darauf basierend können Sie diese Produkte bspw. näher aneinander platzieren oder aber diese als ein Bundle mit einem Vorzugspreis anbieten.
• Wirkungsanalysen: Wenn Sie an Ihrem Sortiment, Ihrem Layout, der Warenpräsentation oder an Ihrer Werbung etwas ändern, können Sie sich über ein entsprechend ausgebautes Kassensystem schnell einen Überblick über die Wirkung verschaffen und die Maßnahme entweder laufen lassen oder schnell beenden.
• Kundenanalysen: Sie können Stammkunden schnell erkennen (was vor allem sinnvoll ist, wenn Sie selbst nicht so oft im Laden sind) und wissen, was diese genau kaufen. Damit sind gezielte Angebote zur Bindung Ihrer Stammkunden einfach möglich, in dem Sie zum Beispiel Koppelprodukte anbieten.

Kassensysteme und das Internet

Die allermeisten Kassensystems sind heutzutage über das Internet angebunden. Entweder kommen die ganze Anwendung oder Teile davon aus dem Internet (wie bei klassischen Mietmodellen mit Apps) oder aber die Daten der Systeme werden irgendwo in der Cloud oder auf einem festen Rechner gespeichert, um eine Sicherheit gegen lokale Systemausfälle (zum Beispiel Demolage Ihres Kassensystems bei einem Einbruch) zu haben.

Auch die Software vieler Systeme wird über das Internet upgedated und Dienstleister, die Ihr Kassensystem betreuen, können via Fernzugriff Wartungen durchführen oder bei Problemen beraten.

Manchmal können Sie auch neue Artikelstammdaten via Internet beziehen, was bei der Verwaltung der Artikel extrem hilft. Manche Lieferanten liefern Ihnen auch Ihre Bestellungen direkt in Ihr Kassensystem und Ihre Warenwirtschaft, so dass Ihr Lagerbestand immer aktuell ist.

Eine Anbindung an das Internet hat also sehr viele Vorteile. Aber natürlich gibt es auch eine Reihe Nachteile. Geräte, die im Internet angebunden sind, können gehackt werden. Neben der Zerstörung oder Sperrung von Daten (was ebenfalls extrem ärgerlich sein kann) können auch Daten, vor allem Kundendaten, geklaut werden. Dabei sind vor allem Zahlungsinformationen besonders sensible Daten.

Damit sollten Sie auf keinen Fall sorglos umgehen. Entsprechende Dienstleister können Sie hier beraten und Sie sollten die Sicherheitsfrage auch aktiv ansprechen. Achten Sie dabei auf folgende Problembereiche:

• Verbinden, die ins Internet aufgebaut werden, sollten immer verschlüsselt (SSL) erfolgen
• Vermeiden Sie WLAN in Ihrem Kiosk, wenn es geht. Legen Sie in Ihrem Geschäft lieber Kabel, auch wenn WLAN-Verbindungen natürlich deutlich einfacher sind
• Sorgen Sie dafür, dass Sie sich auch lokale Backups ziehen können und nehmen Sie diese regelmäßig mit nach Hause.