Seit 1.1.2017 gelten neue Regelungen für die ordnungsgemäße Kassenführung. Diese Regelung ist u.a. genau für Kioske gemacht. Es geht grundsätzlich um alle Geschäfte, bei denen mehr als 10% der Umsätze durch Bargeschäft (also Ware gegen Bargeld) gemacht werden.
Auch davor mussten schon viele Regelungen erfüllt werden. Wer jedoch korrekt nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung abrechnen durfte, musste nicht unbedingt ein gesondertes Kassenbuch führen. Es gibt bei dieser Berechnungsart auch kein Kassenkonto in der Buchhaltung und damit entfällt der Sinn des Kassenbuchs. Jedoch gab es schon in 2016 Urteile (Finanzgericht Hamburg Beschluss vom 1.8.2016, Az. 2 V 115/16), die doch entgegen dieser Regelung ein Kassenbuch forderten, im „bargeld-intensiven“ Bereichen.
Was gilt nun eigentlich?
Die wichtigsten Änderungen sind die Pflicht zur Einzelaufzeichnung und das tägliche festhalten von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
„Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.“
Wie man also lesen kann, ist keine bestimmte Kassenart verpflichtend. Eine „offene Ladenkasse“ ist also weiterhin denkbar. Diese funktioniert ganz ohne elektronische Hilfe: Zum Beispiel eine Geldkassette, in der einfach das Geld reingelegt und rausgenommen wird. Das ist sinnvoll für fahrende Stände, Wochenmärkte usw., wo man schlecht ein ganzes Kassensystem mitschleppen kann.
Offene Ladenkasse: Für Kioske nicht geeignet
Mit einer offenen Ladenkasse kann heutzutage kein Kiosk mehr arbeiten. Sollte es doch Betreiber geben, die nach diesem Modell Kasse führen, sei kurz auf die nun anstehenden Pflichten hingewiesen:
Jeden Tag ist der Kassenbestand zu zählen und zu dokumentieren: Anfangsbestand und Endbestand.
* Die Bestandsprotokolle sind fortlaufend zu nummerieren
* Ebenfalls sind am Ende eines Tages die Geldstücke und Scheine nach Art zu zählen (Zählprotokoll)
* Diese Zählungen sind handschriftlich zu verfassen. Excel reicht nicht, weil man dieses im Nachhinein ändern kann.
Vom Grunde her reicht dies für Zwecke der neuen Regelungen.
Registrierkassen sind der Standard für Kioske
Für Kioskbetreiber werden Registrierkassen der Standard sein. Diese müssen ab dem 1.1.2017 den erforderlichen Anforderungen genügen. Ansonsten sind sie auszutauschen oder nachzurüsten. Die Kioskbetreiber, die Registrierkassen nutzen, müssen einige neue Regelungen beachten. Diese machen es dann komplizierter, wenn vorher eher „lax“ die Kasse geführt wurde und man auch kein Kassenbuch geführt hat.
Zunächst einmal: Bare Geschäft müssen von unbaren Geschäften trennbar sein. Wenn Sie also auch EC- oder Kreditkarten zulassen (was noch nicht der Standard ist), dann muss Ihre Kasse diese Vorgänge getrennt ausweisen. Das sollte aber kein Problem sein.
Dann folgt der wichtigste Grundsatz, nämlich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung steuerlich relevanter Einzeldaten: Dafür müssen Sie jeden Verkaufsvorgang zeitgerecht (quasi sofort) dokumentieren, d.h. in der Kasse eingeben (bei der diese Eingabe zwar stornierbar ist, aber nicht löschbar). Der Verkaufsvorgang kann aus mehreren Einzelpositionen bestehen. Da diese steuerlich relevant sein können (zum Beispiel wegen unterschiedlicher Umsatzsteuer und um die Ausgaben abzugleichen), müssen diese Einzelpositionen erkennbar sein.
Noch ist nicht 100% klar, wie genau dies zu erfolgen hat: Mengenangaben, genauer Markenbezeichnungen etc. wären an sich gefordert. Dies würde dann eine sehr genaue Warenwirtschaft erfordern. Im Idealfall sollten aber alle Daten nachvollziehbar sein, wie im folgenden Beispiel
- 2 Schokoriegel, Mars zu 90 Cent = 1,80 EUR
- 2 Brötchen normal zu 20 Cent = 40 Cent
- 1 Red Bull Dose, Standard = 2,20 EUR
- Gesamt = 4,40 EUR
Die positionsgenaue Abbildung des Verkaufsvorgangs dürfte viele Betreiber vor größere Probleme stellen. Die entsprechenden Belege sind laufend zu nummerieren, was natürlich die Kasse macht.
Achtung: Belegpflicht ab 1.1.2020
Wer schon mal in Italien war, wird es wissen: Wo auch immer Sie hingehen, Sie bekommen einen Kassenbon. Auf dem steht dann meist nur der Betrag und die anzuwendende Steuer, sowie die Daten des Kaufs (Datum, Uhrzeit). Aber Sie bekommen den Bon und die Leute werden unruhig, wenn Sie den Ausgabe des Bons nicht abwarten. Denn: In Italien gibt es seit ein paar Jahren eine Bonausgabepflicht, die den gleichen Hintergrund hat wie in Deutschland: Alle Einnahmen sollen sofort im Kassensystem hinterlegt werden. Käme ein Prüfer und würde dieser keinen Bon erhalten, wäre das Unternehmen sofort in Problemen. Nachbonen gilt nicht.
In Deutschland gilt dies erst ab dem 1.1.2020. Klar ist aber: Es wird kommen. Sie müssen dann jedem Kunden einen Bon geben. Dieser muss den Bon nicht mitnehmen, aber Sie müssen ihn sofort aushändigen. Damit sollen Manipulationen unterbunden werden, wenn man bestimmte Einnahmen bspw. einfach nicht buchen will. Natürlich fällt dies nur auf, wenn Sie dann geprüft werden oder der Kunde sich beschwert. Aber es ist davon auszugehen, dass die Finanzämter Prüfer zum Check dieser Bonpflicht rumschicken.
Zum Ende des Tages müssen Sie dann ein Kassenbuch führen und den Kassenbestand vollständig erfassen und hinterlegen. Diese Kasseneinträge sind wiederum fortlaufend zu nummerieren.
Alle diese Daten sind 10 Jahre aufzubewahren. Dazu reicht aber nicht die Papierform, sondern die Daten sind elektronisch vorzuhalten. Dies müssen also die Kassensysteme gewährleisten.
Ganz besonderes Augenmerk muss auf folgende Regelung gelegt werden: Sie müssen das Vorhandensein und die Korrektheit dieser Informationen jederzeit aufzeigen können. Steht also ein Prüfer vor der Tür, müssen Sie quasi sofort alle entsprechenden Nachweise führen können. Dafür muss Ihr Kassensystem Sie unterstützen.
Kassen-Nachschau: Ab 2018 ist mit vermehrten Kontrollen zu rechnen
Zu beachten ist: Ab 2018 kann eine sogenannte Kassen-Nachschau stattfinden. Das ist keine Außensteuerprüfung und wird nicht angekündigt. Sie erfolgt, indem ein Prüfer vor Ort auftaucht und alle Daten unangekündigt sehen will. Der Zweck ist auf die Prüfung der Kasse beschränkt. Hegt der Prüfer aber Zweifel, kann er das Treffen direkt in eine komplette Steuerprüfung umwandeln.
Sie müssen also ab 2018 mit entsprechenden unangekündigten Kontrollen rechnen und sollten besser vorbereitet sein.
In der Zukunft steht dann noch die Zertifizierung Ihres Kassensystems an. Dies sollte Ihr Systemprovider sicherstellen, aber Sie müssen schauen, ob er dies auch wirklich macht. Sonst müssen Sie ggfs. Ihren Systemanbieter wechseln.
Große Probleme bei Nicht-Beachtung
Natürlich stellt sich die Frage: Was passiert, wenn Sie das alles nicht beachten? Neben einem Ordnungsgeld von bis zu 25.000 EUR (man wird sehen, wo es sich im Standard einpendelt) droht aber vor allem eine Kassenschätzung. Die Prüfer können im Fall nicht korrekter Aufzeichnungen eine Schätzung veranlassen. Dabei wird immer mehr Gewinn rauskommen, als Ihre Kasse ergibt. Und es wird immer kräftig nach oben geschätzt. Natürlich können Sie bei einer Schätzung auch dagegen vorgehen, aber Sie haben erstmal schlechte Karten und jede Menge Ärger am Hals.